ASOLIF, a Federación Nacional de Empresas de Software Libre quere consolidar a Libre Software World Conference como o maior evento de carácter empresarial relacionado con software libre, polo que abre un chamamento para seleccionar a sede para a segunda edición da LSWC.
Como xa informamos no seu momento, a primeira edición celebrouse en Málaga en outubro de 2010 e tivo como co-organizadores á Asociación empresarial Andalibre e ao Concello de Málaga, e contou cunha notable presenza e colaboración por parte de distintos axentes do ecosistema FLOSS galego.
Desta volta, ASOLIF quere abrir a celebración deste evento a outras sedes para o que abre un proceso de recepción de proxectos para acoller a súa celebración. A continuación reproducimos as condicións e características que deben cumprir as propostas a enviar a ASOLIF.
Obxectivo
Desde ASOLIF están convencidos de que os grandes eventos xeneralistas relacionados co software libre en España, habituais en anos pasados, deben dar paso a eventos cun obxectivo máis específico. A consolidación paulatina dun sector empresarial en España cuns modelos de negocio baseados de maneira total ou parcial naqueles habituais no software libre, xunto ao aumento do mercado para este tipo de software e modelo asociado, levou a ASOLIF a desenvolver unha acción de difusión con perfil claramente empresarial e comercial. No entanto, outros enfoques terán cabida no evento, atendendo a obxectivos relevantes para esta organización, como é o apoio ás comunidades de desenvolvemento software libre ou a promoción deste tipo de software en nichos concretos.
Doutra banda, A LSWC’11 inclúe unha acción de carácter interno. Trátase do VI Encontro ASOLIF de Empresas de Software Libre, no que os membros da Federación tratarán aspectos internos. A este encontro convídase a entidades coas que ASOLIF ten, ou pretende ter, relación ao longo do seguinte semestre.
Descrición xeral do evento
A Libre Software World Conference constitúe a aposta do sector de software libre no que a eventos de difusión e demostradores se refire para os próximos anos. Así, adquírese o compromiso de realizar o evento durante os próximos anos. A iniciativa pretende crecer paulatinamente ata converterse nun referente no noso país, así como internacionalmente.
Na presente edición preténdese consolidar o realizado na pasada e mellorar en diferentes aspectos que, dado o proceso de xénese da LSWC’10, non foi posible abordar con garantías. Consolidaranse os seguintes aspectos:
- Proceso de selección de contidos e calidade dos mesmos.
- Organización con alto grao de participación.
- Compromiso do sector.
- Calidade da sede escollida para a celebración do evento.
- Execución dos contidos.
Os aspectos que se pretenden mellorar respecto da edición anterior son:
- Impacto en medios das accións directas e derivadas da LSWC’11.
- Alcanzar a cifra de 500 asistentes e cen empresas, ademais de cincuenta entidades e organismos doutra natureza.
- Esponsorización e impacto económico de todas e cada unha e as accións.
- Participación das comunidades de desenvolvemento de software libre.
- Relación entre as empresas participantes na LSWC e os axentes locais.
Datas de celebración da LSWC
O evento debe desenvolverse entre o 15 de outubro e o 15 de novembro preferentemente. Non debe coincidir co inicio ou finalización de pontes nin festas nacionais, rexionais ou locais. Tampouco con outros eventos TIC xa programados. Recoméndase:
- Que ambas as xornadas se desenvolvan entre as 10 e as 14 horas e entre as 16 e as 20 horas.
- Ofrecer dúas posibilidades de datas de celebración da LSWC ao comité de selección co fin de, en caso de ser seleccionada, a proposta de datas sexa discutida e acordada con ASOLIF.
Localización
Este apartado do proxecto deberá desenvolver os seguintes aspectos
- A sede de celebración da LSWC
- Descrición das salas e servizos
- Como chegar á sede desde o centro da cidade e os establecementos de aloxamento recomendados.
- Breve descrición das zonas de lecer, restauración e turística/culturais da cidade onde se atope a localización e/ou arredores.
A sede de celebración do evento debe dispor das seguintes salas e capacidade mínima:
- Xornada 1
- 1 Sala/auditorio para 300 persoas (sala principal)
- 4 salas con capacidade para 50 persoas
- 1 sala para a celebración de mesas redondas con público.
- Xornada 2
- 1 sala de reunións
- 4 salas con capacidade para 50 persoas
Ademais, será necesario dispor dunha zona de traballo e outra zona de demostración nun lugar visible e, preferiblemente, transitado.
Todas as salas disporán de conectividade a internet así como de tomas de corrente, asumindo que gran parte dos asistentes acudirán ao evento con computadores portátiles, netbooks, tabletas e/ou smartphones. Do mesmo xeito, debe existir conectividade e tomas de corrente nas zonas de traballo e de exposición/demostración. As salas deben dispor ademais de proxector, mesas e cadeiras para 5 relatores/presentadores, así como de sistema de megafonía.
Os accesos ao evento deberán ser controlados previa acreditación. O procedemento e sistema técnico empregado será determinado de acordo con ASOLIF.
Aloxamento
No proxecto, a sede candidata debe presentar información básica sobre os aloxamentos recomendados, co fin de publicalos na web do evento. Ditos aloxamentos deben cumprir os seguintes requisitos:
- Hoteis de 3, 4 e 5 estrelas ou calidade e servizos equivalentes
- Un aloxamento de prezo máis reducido para estudantes e persoas con recursos moi limitados.
Todos os aloxamentos ofertados deben dispoñer de conectividade a internet. O seu custo debe incluírse na oferta. ASOLIF desexa que os empresarios e membros de empresas asistentes compartan, se é posible, o mesmo aloxamento.
Desprazamento
As sedes candidatas deben incluír información sobre:
- Como chegar á cidade, co fin de ser incluída na web do evento (avión, tren e autobús).
- Traxectos a seguir desde o aeroporto, a estación de metro e autobuses, aos aloxamentos propostas
- Como chegar desde os aloxamentos propostos á localización do evento.
Contidos
Tendo en conta os aspectos a consolidar e a mellorar, o Libre Software World Conference celebrarase en dúas xornadas cos seguintes enfoques.
- Primeira xornada (Xornada 1). Desenvolveranse actividades orientadas a dous públicos ben diferentes:
- Unha parte das actividades serán de entrada libre e terán un enfoque claramente divulgativo e de discusión, co desenvolvemento de relatorios, presentacións e mesas redondas.
- Desenvolveranse un conxunto de actividades orientadas a profesionais e empresas con acceso restrinxido.
- Segunda xornada (Xornada 2): desenvolveranse dous tipos diferentes de actividades:
- Actividades de marcado carácter técnico e formativo.
- VI Encontro ASOLIF de Empresas de Software Libre, evento de carácter privado.
Os detalles do deseño da LSWC’11 (xornadas e contidos) estableceranse unha vez seleccionada a sede.
Comités de selección de contidos
Establecerase un comité de selección de contidos para aqueles de carácter divulgativo e reflexivo, de entrada libre. Outro comité seleccionará os contidos do VII Encontro ASOLIF así como os contidos formativos. O deseño e selección de integrantes dos devanditos comités correrá a cargo de ASOLIF. Participarán no comité asociado ás actividades de entrada libre a entidade co-organizadora do evento, así como membros doutras entidades participantes, de modo similar ao deseño desenvolvido durante a edición do pasado 2010.
Difusión
Na proposta a presentar, cada sede candidata describirá as accións de difusión do evento que levarán a cabo. Estas accións desenvolveranse de maneira coordinada con ASOLIF.
Organización
As propostas incluirán neste apartado unha descrición do equipo de traballo que propoñen poñer ao servizo do evento, así como os roles que desempeñarán. Para a organización do evento será necesario dispor de persoal con experiencia previa en organización de eventos.
Debe terse en conta que se formará un comité organizador mixto entre persoal da sede elixida e membros de ASOLIF así como, posiblemente, membros de entidades colaboradoras.
Melloras
A proposta poderá incluír todo tipo de melloras respecto das expostas no presente documento. Avaliaranse favorablemente todas aquelas que acheguen maior calidade ao evento, impacto e contactos comerciais de cara ás empresas de ASOLIF.
ASOLIF está tamén interesado en compartir a LSWC’11 con comunidades de desenvolvemento que desexen celebrar a súa reunión anual nacional ou internacional xunto a nós, de modo compatible á LSWC’11. Dispor de espazo para esta posibilidade permitiría a ASOLIF ofrecer dita posibilidade a algunha Comunidade de Desenvolvemento en condicións a determinar, de acordo coa propia sede seleccionada.
ASOLIF está interesado en atopar fórmulas que permitan a gravación e posterior publicación dos contidos da LSWC’11 en formatos libres.
Orzamento
Cada proposta presentada debe describir en detalle aquelas partidas orzamentarias das que se fará cargo a candidatura e cales deben ser asumidas por ASOLIF, de modo que poida avaliarse obxectivamente a aposta que realiza a candidatura no apartado económico, á vez que ASOLIF poderá realizar un orzamento detallado do evento.
Avaliación
A proposta debe ser remitida á dirección de correo contacto@asolif.es en formato libre/aberto. Durante o período de avaliación de propostas, o comité de selección de sede de ASOLIF poderá formular preguntas ou solicitar maior información ás entidades propoñentes sobre calquera punto da proposta. Para iso, debe figurar claramente o contacto ao que se deben dirixir.
ASOLIF dispón dun comité de selección de sede que elevará a súa avaliación á Xunta Directiva de ASOLIF, que decidirá respecto diso. Os criterios de avaliación serán, por orde de relevancia, os seguintes:
- Cumprimento dos requisitos básicos propostos (condición necesaria en xeral)
- Calidade da oferta
- Apartado económico
- Melloras expostas respecto das recomendacións
A selección da sede non se realizará mediante un proceso obxectivo. Realizarase a través dunha votación no seo da Asemblea de ASOLIF. Si se establecerá un proceso de comunicación ás sedes co fin de identificar e discutir aqueles puntos a mellorar na oferta de cara a posibles propostas futuras a expoñer en próximas edicións da LSWC. Só se anunciará publicamente a sede gañadora e as candidatas, non así a avaliación obtida.
Datas a ter en conta
- Data límite de presentación de propostas: antes do 1 de marzo de 2011
- Anuncio da sede da LSWC’11: 10 de marzo
Condicións asociadas ao proxecto
Compromiso:
O proxecto presentado constitúe un compromiso de cumprimento das condicións descritas. As modificacións sobre as devanditas condicións deberán producirse de mutuo acordo entre a sede elixida e ASOLIF.
A sede seleccionada asinará un convenio de colaboración ASOLIF para a celebración do evento, onde se incluirán os compromisos que adquiren ambas as partes.
Orzamento/esponsorización:
ASOLIF achegará todos os contidos necesarios, apoiará os labores de difusión, organizará todos os aspectos non especificados no presente documento e achegará o potencial da súa estrutura e empresas para as diversas tarefas a desenvolver.
ASOLIF xestionará a esponsorización derivada da presenza de empresas no evento. Se a sede dispón de propostas neste sentido, debe describilas na oferta.
Imaxe:
A sede candidata acepta o uso da súa imaxe corporativa en accións de difusión relacionadas co evento. De modo análogo, a sede poderá utilizar a imaxe de ASOLIF e do evento para o mesmo fin.
Localización:
A localización deberá contar cun seguro de responsabilidade civil para os asistentes ao evento, de modo que as incidencias habituais derivadas da celebración dun evento estean cubertas.
Información de interese e contacto:
Para obter información adicional sobre a convocatoria, debe dirixirse ao correo contacto@asolif.es especificando claramente o seu nome e enderezo, ademais de engadir no asunto a palabra LSWC’11
Fonte: ASOLIF
