O pasado mes de maio, a raíz da última gran actualización do software ownCloud, publicamos un artigo dando conta das posibilidades que esta solución achega como alternativa aos problemas de privacidade e seguridade que presentan solucións privativas máis estendidas como os coñecidos servizos Dropbox ou Google Drive.
Desta volta, é a Oficina de Software Libre das universidades galegas (OSL do CIXUG) quen nos conta en primeira persoa a súa experiencia no uso de ownCloud como solución de almacenamento na nube ideal para o traballo de grupos dispersos xeograficamente.
Nese artigo a OSL comeza explicando cales foron os principais motivos que os levaron a escoller ownCloud, para a continuación relatar os principais beneficios que obtiveron co seu uso así como os principais cambios que tiveron que afrontar na súa forma de traballar.
Esta experiencia pode ser perfectamente extrapolable a calquera peme con necesidades de compartir ficheiros entre distintas localizacións físicas e con equipos de traballo distribuídos.
Motivos para escoller ownCloud
A OSL ten aos seus membros distribuídos entre as 3 universidades (A Coruña, Santiago e Vigo) e polo tanto precisaba dunha solución que facilitara a tarefa de compartir os documentos de traballo, atopalos rapidamente e mesmo compartilos con persoal externo á propia Oficina.
Segundo detallan, carecíase dunha estratexia definida para compartir os documentos creados por cada un dos membros da OSL co resto do equipo, empregaban tanto Dropbox, como Google Drive ou mesmo oe envío a través de e-mail. Conscientes de que esta situación era ineficiente e insegura, decidiron levar a cabo a instalación de ownCloud por ser o proxecto que a priori cubría as súas necesidades, estaba nun estado maduro e con capacidade de ser instalado e configurado con certa facilidade. A diferenza doutros proxectos libres, ownCloud conta cunha interface de usuario similar a calquera produto comercial. Para axudar aínda máis na toma da decisión tiveron en conta a valoración positiva da empresa Openinnova, que xa o está a ofertar aos seus clientes con moi bos resultados.
Beneficios
Ademais das características básicas para a xestión de ficheiros de xeito compartido, ownCloud ofrece outros beneficios para o traballo na OSL como:
- Control de cambios: owncloud leva un rexistro dos cambios realizados nos ficheiros polos distintos usuarios, aspecto moi interesante para os técnicos da Oficina que traballan con ficheiros de configuración, ou con ficheiros de localización ao galego.
- Visor de documentos: visualización de ficheiros en formato estándar aberto OpenDocument dende a interface de owncloud.
- Cartafoles públicos: posibilidade de compartir un cartafol publicamente con usuarios non rexistrados no servidor de owncloud.
- Clientes: clientes de sincronización para dispositivos móbiles, tanto para Android como para Apple.
- Calendario: Posibilidade de ter sincronizado o calendario do usuario a través do complemento Lightning de Thunderbird.
Cambios na forma de traballo
Os principais cambios na forma de traballo relaciónanse coas diferencias na interface e forma de traballo respecto de Dropbox. Así mencionan especialmente a diferencia na configuración da sincronización e compartición de cartafoles por parte do cliente respecto de como se fai en Dropbox. Algunhas das opcións de compartición só están accesibles dende a web e non dende o cliente de escritorio.
A OSL non só emprega esta solución para a compartición interna de documentación, senón tamén para compartir o seu traballo con outras entidades externas coas que traballan de xeito colaborativo. Comparten coa entidade un cartafol con permisos de lectura ou escritura segundo as necesidades, de forma que evitan a tediosa e pesada xestión de documentos actualizados constantemente a través do correo electrónico.
A OSL indica que proximamente publicarán un artigo sobre a instalación de ownCloud, a configuración de engadidos, e o acceso aos ficheiros remotos a través de Nautilus, o xestor de ficheiros do contorno de escritorio Gnome.
Fonte: Artigo da OSL do CIXUG
